介護職員様の事務作業を大幅軽減!ペパレスクラウド

IT導入補助金対象サービス

ペパレスクラウドは低コストで導入できる
介護事業者様向けの業務効率化サービスです。

介護職員様が行なっている事務作業を効率化することで、
利用者様への介護サービスの提供に集中していただくことができます。
主に以下の業務をペーパーレス化することで事務作業を大幅に軽減することができます。
また、ご活用いただきやすい料金設定、事業者様の状況に合わせたカスタマイズ、現地訪問を含む丁寧なサポート体制が特長です。

  • 介護計画書の作成
  • サービス実施記録の入力・転記・集計
  • 計画の実施評価
ペパレスクラウド利用イメージ

ペパレスクラウドの特長

低コストで事務作業を効率化。
導入サポートで安心。

ペパレスクラウドは、中小規模の介護事業者様向けに開発した介護記録入力サポートシステムです。
低コストで現場に合わせたカスタマイズを行った上で導入でき、タブレットを使った直感的な操作で事務作業を効率化します。
クラウドサービスですが、専門スタッフが直接ご要望を伺って、現場への導入・定着をサポートします。
2018年7月時点では、四国エリア(高知県、愛媛県、香川県、徳島県)での対応です。
四国エリア外の事業者様にも柔軟に対応させていただきますので、お気軽にご相談ください。

POINT1高知の介護現場から生まれた、ペパレスクラウドは低コストで導入でき、施設ごとに最適化できます。

低コストで導入可能
ペパレスクラウドは初期費用50万円〜、月額利用料1万円で利用できます。介護事業者様の実際の声を活かしながら本当に必要な機能だけに絞ることで低コストを実現しつつ、導入時のカスタマイズによって導入のハードルを下げています。
事業者様ごとにカスタマイズ可能
ペパレスクラウドは、導入前に介護事業者様のご要望や課題をヒアリングした上で、現場に合わせたカス夕マイズを施して導入します。事業者様それぞれに一番合う形でのご提案が強みです。

- 開発にご協力いただいた介護事業者様 -

介護の仕事は、様々な記録や書類作成に費やす時間が多く、介護現場のスタッフのストレスになっていると感じます。また、人手不足のなかで、間接業務を減らし、ご利用者様に直接関わるサービス時間を増やしたいと考えていました。
そんな折、高知県様及び地元自治体様からSHIFT PLUSさんを紹介いただき、業務効率化の提案をいただくなかで、課題解決の可能性を感じて協業にいたりました。
当初は失礼ながら、「県からの紹介なので変な会社ではないだろう」程度に考えていました。しかし、検討を重ねるうちに、SHIFT PLUSさんの誠実な対応や、開発に向ける本気度合いと技術力に、自然に引き込まれていった気がします。
高知の介護現場で生まれたペパレスクラウドが、どんどん進化していき、究極は間接業務は「カチッで終了!」となり、直接業務に専念できる職場づくりができればと考えています。「人と関わる時間を大切にする」、それが介護現場にとって一番重要だからです。
今回の取り組みが、介護業界の明るい未来へつながることを期待しています。

株式会社アクトワン

代表取締役
理学療法士・健康運動指導士

真明 将

株式会社アクトワン様は、「高知県認定介護事業所」です。
【認定介護事業所とは】
介護職員が「働きやすさ」と「働きがい」を実感できる魅力ある職場づくりにむけて、県の設定した評価基準をクリアしている事業所を県が認証するものです。アクトワン様は、2018年6月に認可を取得されました。

介護の仕事は、様々な記録や書類作成に費やす時間が多く、介護現場のスタッフのストレスになっていると感じます。また、人手不足のなかで、間接業務を減らし、ご利用者様に直接関わるサービス時間を増やしたいと考えていました。
そんな折、高知県様及び地元自治体様からSHIFT PLUSさんを紹介いただき、業務効率化の提案をいただくなかで、課題解決の可能性を感じて協業にいたりました。
当初は失礼ながら、「県からの紹介なので変な会社ではないだろう」程度に考えていました。しかし、検討を重ねるうちに、SHIFT PLUSさんの誠実な対応や、開発に向ける本気度合いと技術力に、自然に引き込まれていった気がします。
高知の介護現場で生まれたペパレスクラウドが、どんどん進化していき、究極は間接業務は「カチッで終了!」となり、直接業務に専念できる職場づくりができればと考えています。「人と関わる時間を大切にする」、それが介護現場にとって一番重要だからです。
今回の取り組みが、介護業界の明るい未来へつながることを期待しています。

御社の声を
聞かせてください!
ペパレスクラウドは介護現場の実態に沿ったサービスを目指しています。
ぜひ、ご要望や懸念点などをお聞かせください。

POINT2日々の事務作業を効率化。
ペーパーレス化でデータ保管の手間とコストも削減します。

レポートを自動生成
利用者様の日々の状況を記録する様々な書類。これまでは、1つの書類に記入した内容を別の書類に転記するなど、同じ情報を何度も記録する必要がありました。ペパレスクラウドでは、入力した情報を自動で転記・集計し、複数のレポートに書き出すことで、作業時間を半分以下に削減します。
データ保管の手間とコスト削減
紙の書類は、保管場所や管理、検索にも時間とコストがかかります。ペパレスクラウドは、日々の記録をクラウド上のデータベースに蓄積・保管します。データは、半永久的に保存され、必要に応じていつでも取り出すことが可能です。

POINT3シンプルな操作と専門スタッフによる
丁寧なサポートで、現場への導入・活用までお手伝いします。

タブレットで直感的に操作
介護現場に業務効率化システムが定着しない理由として、システムが複雑で使いこなすことが難しいという人的な課題があります。ペパレスクラウドは、付属のタブレットで直感的に操作が可能で、スタッフの方の学習負担が少ないシステムです。
安心のサポート体制
ITサービスでありがちな電話やメールのみのサポート体制。ペパレスクラウドは、システム導入にあたり、現場の状況の確認、スタッフの方へのヒアリングを行い、導入に必要な機能や使い方のご案内など、専門スタッフが現地に伺い直接サポートします。はじめてシステムを導入する事業者様も、安心してご利用いただけます。

開発スタッフ

ペパレスクラウドの導入効果イメージ

職員様の事務作業の作業時間を大幅低減!

  • 日々の記録業務

    導入前
    60時間/月(職員3名×毎日1時間×20営業日)
    記録の入力に加え、転記・集計作業が必要
    導入後
    10時間/月(職員1名×毎日30分×20営業日)
    入力されたデータは自動で記録・集計
  • 日々の記録業務

    導入前
    60時間/月(職員3名×毎日1時間×20営業日)
    記録の入力に加え、転記・集計作業が必要
    導入後
    10時間/月(職員1名×毎日30分×20営業日)
    入力されたデータは自動で記録・集計

経済紙でペパレスクラウドが紹介されました。

  • ●日経新聞2018年5月29日「介護記録 クラウド管理 シフトプラス、事務を軽減」
  • サービス導入費用

    • 初期費用50万円~(1法人あたり)

      ※カスタマイズの内容・ボリュームにより変動
      ※タブレット端末1台を含む

    • 月額利用料1万円(1事業所目)

      ※複数の事業所でご利用いただく場合は、1事業所あたり+3,000円で追加可能です。

    ペパレスクラウドはIT導入補助金の対象サービスです

    IT導入補助金(サービス等生産性向上IT導入支援事業)は、中小企業・小規模事業者様が自社の課題やニーズに合ったITツール(ソフトウエア、サービス等)を導入する経費の一部を補助する補助金です。採択されると、初年度の費用負担について最大半額の補助が受けられる可能性があります。

    ※事業者様には必要な情報をご提供いただけましたら、申請書の作成から提出までを専門スタッフがお手伝いしますので、お気軽にご相談ください。

    主な機能

    2018年6月現在、ペパレスクラウドにはデイサービスとリハビリサービス向けの機能が実装されています。
    近日中に訪問介護、施設介護、地域見守りサービスに対応するシステムをリリース予定です。

    • 計画書作成
      利用者様ごとに見直し時期を管理して、それぞれの計画書を確実に作成することができます。
    • サービス実施記録
      日々のサービス実施記録、送迎や訓練の記録など1台のタブレットで全て入力できます。
    • レポート作成
      利用者様ごとのサービス実施記録を自動集計してレポート に出力します。
    • データ保管
      取得したデータを半永久的に保管します。保管データは必要に応じて閲覧、紙に出力可能です。

    サービス比較他社サービスとの比較(デイサービスでの利用の場合)

    A社 B社 ペパレスクラウド
    機能 日々の記録管理から事業所のシフト作成や請求業務まで幅広く対応 日々の記録管理と会計業務に対応 日々の記録管理に対応
    カスタマイズ性 できない できるが高額 無償または安価で対応
    サポート 電話とメールによる対応 電話とメールによる対応 電話とメールに加えて、現地訪問サポートによる対応
    月額料金 2.5万円~ 1.5万円~ 1万円~
    サービス対象
    事業者
    2018年6月時点では、デイサービスとリハビリサービス向けのサービスをご提供しています。
    新機能続々リリース予定!

    導入の流れ

    高知の企業ならではのフットワークの軽さと訪問サポートで、安心してご利用いただけます。

    • ヒアリング
      現状の課題、紙の記録表、業務フローなどを伺って、必要な機能や要件を洗い出します。
    • ご提案
      現場のニーズに応じた活用法やカスタマイズのご提案をさせていただきます。
    • 導入サポート
      システムを利用するスタッフの方に操作方法などの説明をさせていただきます。
    • アフターサービス
      実際にご利用いただいた上でご要望に応じて、システムの調整をします。

    ご質問・ご相談は無料です
    まずは、お気軽にお問い合わせください。

    ペパレスクラウドの導入や、業務の効率化についての疑問点や不安点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。専門スタッフが丁寧に対応させていただきます。

    よくある質問

    • Q.これまでの業務と何が変わりますか?
      A.全体の業務の流れ自体は同じですが、事務作業の負担が軽減されます。具体的には、ぺパレスクラウドの導入によりサービス記録の転記・集計作業が不要になります。また、集計データから介護計画の評価も簡単に行うことができるようになります。
    • Q.タブレットに不慣れな職員でも使えますか?
      A.最初は戸惑われるかもしれませんが、これまで使われてきた紙フォーマットに近い見た目の画面設計にカスタマイズしますので、慣れてしまえば簡単に使えるようになります。現場での定着までサポートさせていただきます。
    • Q.導入後のサポートはどうなっていますか?
      A.まずは職員様向けの説明会を開催いたします。また、導入後の訪問サポート、お電話・メールでのサポートに対応しております。安心のサポート体制がペパレスクラウド の強みです。
    • Q.自社向けにカスタマイズはできますか?
      A.カスタマイズ可能です。初期設定の段階でできるだけ職員様が使いやすい画面設計にいたしますが、大きな変更を伴う場合は追加で費用が発生します。詳しくはお気軽にお問い合わせください。
    • Q.利用料金はどうなっていますか?
      A.初期費用50万年〜、月額利用料1万円 / 1事業所目 となります。(事業所の追加は+3,000円/事業所)貴社の事業所数やご要望に応じて変動いたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
    • Q.ペーパーレス化にあたり、何から手をつけて良いかわからないのですが…
      A.ヒアリングの段階で、現状の業務の流れを専門スタッフがご一緒に整理し、サービス導入後の業務イメージをつけていただきますのでご安心ください。
    • Q. 会計処理までペパレスクラウドでできますか?
      A.2018年7月時点では、会計機能はございません。他社会計ソフトに入力するデータをまとめて表示することは可能です。

    お問い合わせ

    サービスの詳細が知りたい、実際に使ってみたい、現場の業務効率化について相談したいなどございましたらお気軽にお問い合わせください。担当者よりご連絡させていただきます。

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    運営会社情報

    株式会社 SHIFT PLUS

    シフトプラスは、東証一部上場企業の関連会社として、2015年に設立されたITサービスの会社です。高知を本社とする会社として、高齢化が進む地元に貢献したいと考え、2017年より地元介護事業者様と協力して、介護事業者向けの業務効率化サービス「ペパレスクラウド」を開発し、翌年から正式にサービス提供をスタートしました。

    会社名 株式会社SHIFT PLUS
    代表 松島 弘敏
    設立 2015年4月6日
    資本金 3,000万円
    事業内容 ・品質保証、カスタマーサポート業務
    ・Webサービス、IoTシステムの開発等
    ・人材紹介・人材派遣事業
    住所 〒780-0053 高知県高知市駅前町1-8 第7駅前観光ビル
    Webサイト http://www.shift-plus.jp/